Whistleblowerpolitik for DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO

FORMÅL

Formålet med denne whistleblowerpolitik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer og dermed skabe en præventiv effekt og undgå en potentiel tilbageholdenhed med indberetning af væsentlige sager.

Denne whistleblowerpolitik opstiller rammerne for DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblowerordning, som udover DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs sædvanlige rapporteringskanaler kan bruges til indberetning af alvorlige forhold, herunder mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd.

Whistleblowerpolitikken har også til formål at oplyse dig om dine rettigheder som whistleblower (efter lov nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere samt Whistleblowerdirektivet; (EU)2019/1937). I den forbindelse understreger vi, at beskyttelsen efter Whistleblowerdirektivet- og loven alene gælder den nævnte persongruppe, som omfatter bl.a. arbejdstagere, andelshavere, medarbejdere hos leverandører, underleverandører og tidligere medarbejdere. DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO har frivilligt valgt at stille denne whistleblowerordning til rådighed for kunder og borgere der ønsker at indgive en indberetning, men disse persongrupper er ikke omfattet af Whistleblowerdirektivets beskyttelse.

HVEM KAN FORETAGE INDBERETNING?

DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblowerordning kan anvendes af DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs medarbejdere, kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere.

DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO har frivilligt besluttet, at følgende persongrupper også kan foretage indberetning af oplysninger om overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med dennes arbejdsrelaterede aktiviteter:

• Selvstændig erhvervsdrivende
• Aktionærer
• Direktionsmedlemmer
• Bestyrelsesmedlemmer
• Frivillige
• Lønnede eller ulønnede praktikanter
• Medarbejdere hos leverandører
• Underleverandører og leverandører
• Tidligere medarbejdere
• Nyansatte medarbejdere, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt.

HVAD KAN DER INDBERETTES OM?

Du kan bruge indberetningssystemet til at indberette om alle alvorlige forhold, der falder inden for området af de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af whistleblowere.

Indberetningen skal angå overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af whistleblowerdirektivet og -loven defineret som handlinger eller undladelser, der:

(i) udgør en alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold, såsom:

• Overtrædelse af eventuel tavshedspligt
• Misbrug af økonomiske midler
• Tyveri
• Svig
• Underslæb
• Bedrageri
• Bestikkelse
• Brud på arbejdssikkerheden
• Enhver form for sexchikane
• Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

(ii) er ulovlige i henhold til EU-retten inden for en række specifikke områder, herunder f.eks.:

• Offentligt udbud
• Hvidvask
• Produktsikkerhed- og overensstemmelse
• Transportsikkerhed
• Fødevare- og fodersikkerhed
• Dyresundhed og -velfærd
• Miljøbeskyttelse
• Folkesundhed
• Forbrugerbeskyttelse
• Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
• Netværks- og informationssystemers sikkerhed

Der henvises i den forbindelse til denne liste, som indeholder en oplistning af lovgivning omfattet af Ordningen.

Vi vil i hvert tilfælde foretage en konkret vurdering af, om indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde. Indberetningen vil falde inden for ordningens anvendelsesområde, hvis den falder ind under anvendelsesområdet for de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af whistleblowere.

Hvis du er medarbejder, gør vi opmærksom på, at utilfredshed med dit ansættelsesforhold såsom løn og ledelsesstil og andre kontraktlige vilkår som det klare udgangspunkt ikke skal indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne forhold skal i stedet adresseres gennem de normale kanaler f.eks. f.eks. til nærmeste leder, samarbejdsudvalget (SU), arbejdsmiljøorganisationen (AMO) eller HR.

Indberetninger skal foretages i god tro. Det betyder navnlig, at ordningen ikke må bruges til at foretage indberetning af bevidst forkerte oplysninger.

HVORDAN FORETAGES INDBERETNINGEN?

Indberetning kan kun foretages ved at tilgå whistleblowerordningen på https://whistlepilot.dk/portal/6fae8916-1f1d-47cf-ab7f-124142105666 , som sikrer en forsvarlig håndtering af fortrolige personoplysninger.

Helt konkret foretager du indberetningen ved at tilgå linket og udfylde anmeldelsesblanketten.

Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder som f.eks. ved at sende en e-mail til til de personer, som er ansvarlige for whistleblowerordningen.

Det er vigtigt, at du – så vidt muligt – oplyser følgende:

• en beskrivelse af forholdet,
• hvem der er involveret,
• om andre er bekendt med mistanken om forholdet,
• om ledelsen er bekendt med forholdet,
• om der findes dokumenter, der støtter forholdet,
• om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet,
• hvor lang tid forholdet har stået på, og
• om du er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen

Hvis du bliver opmærksom på, at du har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laver du blot en ny indberetning i systemet, hvor du henviser til den tidligere indberetning og beskriver, hvad der skal korrigeres.

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen fortroligt i dit eget navn eller anonymt. Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen.

Hvis du i forbindelse med oprettelsen af en indberetning har valgt at oprette en anonym indberetning, kan du foretage korrektionen ved at logge på systemet med de to sikkerhedskoder du får vist efter du har oprettet indberetningen.

De to sikkerhedskoder, som af hensyn til at sikre anonymiteten ikke kan genskabes. Det er derfor vigtigt, at du gemmer begge koder og husker at logge på https://whistlepilot.dk/portal/6fae8916-1f1d-47cf-ab7f-124142105666 for at kommunikere om indberetningen.

HÅNDTERING AF INDBERETNINGER

DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO`s whistleblower-komite består af: Anders Christiansen <[email protected]>, Karsten Guldhammer <[email protected]>

Vores whistleblower-komite screener enhver indberetning, som foretages via whistleblowerordningen.

Du vil i den forbindelse modtage en kvittering for modtagelse af indberetningen hurtigst muligt og senest indenfor 7 dage.

Ved screeningen foretager whistleblower-komite en vurdering af indberetningen. Indberetningen vil herefter blive gjort til genstand for en undersøgelse, hvis omfang afhænger af sagens konkrete omstændigheder. Den videre undersøgelse vil som udgangspunkt blive foretaget af DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblower-komite.

Viser den indledende screening, at indberetningen ikke er omfattet af DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs ordning, vil indberetningen ikke blive behandlet yderligere i ordningen, og indberetter vil blive orienteret herom.

Når du foretager en indberetning, får du mulighed for på et senere tidspunkt at kunne logge dig anonymt på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. En eventuel efterfølgende dialog er anonym og beror alene på din villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål.

Indberetter vil inden for tre måneder modtage feedback om status for sagen, herunder hvilken form for opfølgning på indberetningen, der eventuelt er foretaget.

ANONYMITET OG BESKYTTELSE AF INDBERETTEREN

Indberetteren kan frit vælge, om denne vil foretage en indberetning anonymt eller med angivelse af sine personlige kontaktoplysninger.

Vælger indberetteren at foretage en indberetning anonymt, vil hverken DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO eller en tredjepart som udgangspunkt behandle personoplysninger om indberetter. Anfører indberetteren i forbindelse med sin indberetning oplysninger, der sætter DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO i stand til at identificere vedkommende, vil DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO imidlertid være berettiget til at foretage behandling af disse oplysninger. Dette gælder uagtet, om indberetteren i øvrigt har foretaget indberetningen anonymt.

Hvis indberetteren vælger at tilkendegive sin identitet i forbindelse med en indberetning, der er omfattet af ordningen, har DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblower-komite tavshedspligt om indberetterens identitet i medfør af de gældende regler om beskyttelse af whistleblowere. Indberetterens identitet vil således som udgangspunkt alene blive videregivet, hvis indberetteren udtrykkeligt samtykker dertil. Indberetterens identitet kan dog også videregives til offentlige myndigheder, f.eks. politi- eller anklagemyndighed, hvis det er nødvendigt for at imødegå indberettede forhold eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar.

En indberetter, der indberetter alvorlige forhold omfattet af DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblowerordning kan ikke mødes med repressalier af nogen form som følge af indberetningen.

De medarbejdere i DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblower-komite der bistår med administration af whistleblowerordningen, har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der indgår i indberetninger til whistleblowerordningen. Tavshedspligten finder tilsvarende anvendelse for andre autoriserede medarbejdere, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetninger, og som ved videregivelse får kendskab til din identitet eller andre oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten.

Indberetningssystemet logger hverken IP-adressen eller maskin-ID'et på den computer, som indberetningen foretages fra, og systemet anvender ikke cookies. Er den computer, hvorfra indberetningen foretages, ejet af DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO eller opkoblet på DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs netværk, er der en risiko for, at det bliver logget i browserens historik/og eller DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs log, hvilken IP-adresse og/eller hvilket maskin-ID indberetningen er foretaget fra, via den logning, der sker i DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs IT-systemer. Indberetteren kan eliminere denne risiko ved at foretage indberetningen fra en computer, som ikke er ejet af DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO eller koblet op på DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs netværk.

INDBERETNING TIL EKSTERNE INDBERETNINGSKANALER

Indberetteren vil også kunne indberette til en ekstern indberetningskanal – altså en whistleblowerordning, som administreres af en offentlig myndighed. Således har f.eks. Datatilsynet i Danmark oprettet en ekstern indberetningskanal, som supplerer arbejdsgiveres pligt til at oprette whistleblowerordninger. Du kan finde Datatilsynets whistleblowerordning her: https://whistleblower.dk/

Indberetning til eksterne indberetningskanaler er ikke betinget af forudgående indberetning til DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblowerordning. Vi opfordrer dog til, at du sender din indberetning til DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblowerordning, så DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBRO hurtigt og umiddelbart kan følge op på det indberettede forhold.

SPØRGSMÅL

Alle praktiske og tekniske spørgsmål vedrørende DEN ALMENNYTTIGE ERHVERVSDRIVENDE FOND DGI-HUSET AABYBROs whistleblowerordning kan rettes til whistleblower-komite.

Denne whistleblowerpolitik er senest opdateret: 01-12-2023

---