Museum Sydfyn S/I Whistleblower-ordning

Whistleblowerpolitik
for
Museum Sydfyn S/I

  1. Indledning
    1. Denne whistleblowerpolitik er gældende for Museum Sydfyn S/I (herefter: ”Selskabet”), Grubbemøllevej 13, 5700 Svendborg, CVR-nr. 83246359.
  2. Hvad er en whistleblowerordning?
    1. En whistleblowerordning har til formål at sikre, at du som ansat trygt kan ytre dig om kritisable forhold om Selskabet uden at skulle frygte for negative konsekvenser.
  3. Formålet med whistleblowerpolitikken
    1. Formålet med denne whistleblowerpolitik er at oplyse dig om, i hvilke situationer, du kan benytte ordningen samt at fremme indberetningen af oplysninger om overtrædelser, herunder rimelig mistanke om faktiske eller potentielle overtrædelser, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted under arbejdsrelaterede aktiviteter og sluttelig, at skabe en sikker indberetningsplatform som kan benyttes af Selskabets medarbejdere jf. lov 2021-06-29 nr. 1436 om beskyttelse af whistleblowere.
  4. Hvilke forhold kan der indberettes om til whistleblowerordningen?
    1. Du kan anvende ordningen, hvis du får kendskab til eller mistanke om alvorlige brud på lovgivningen i aktiviteter med relation til Selskabet.
    2. Oplysning om overtrædelse eller tilsidesættelse i andre sammenhænge som fx interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, samarbejdsproblemer og utilfredshed med lønforhandlinger kan derimod ikke indberettes via ordningen.
    3. De kategorier af oplysninger, som kan indberettes via whistleblowerordningen, kan deles op i 3 kategorier og er f.eks:

      Kategori 1 – enhver overtrædelse af visse EU-regler, som er implementeret i dansk ret:
      • forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme,
      • produktsikkerhed og – overensstemmelse,
      • forbrugerbeskyttelse,
      • beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger

      Der gælder ingen bagatelgrænse for ovenstående forhold, og enhver overtrædelse kan derfor indberettes.

      Kategori 2 – øvrige alvorlige lovovertrædelser:
      • misbrug af økonomiske midler,
      • tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse,
      • alvorlige brud på arbejdsmiljøsikkerheden
      Kategori 3 – øvrige alvorlige forhold:
      • grove personrelaterede konflikter,
      • seksuelle krænkelser og vold,
      • grov chikane på grund af race
  5. Hvem kan indberette til ordningen?
    1. Ordningen stilles til rådighed for Selskabets medarbejdere, herunder frivillige i Selskabet, lønnede eller ulønnede praktikanter, bestyrelsesmedlemmer, ledere mv. samt personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger.
  6. Whistleblowerenheden
    1. Indberetninger til ordningen modtages af Selskabets interne whistleblowerenhed. Whistleblowerenheden er Britt Toxværd-Larsen <[email protected]>, Jesper Hansen <[email protected]> som er internt og upartisk udpeget medarbejder/e.
    2. Whistleblowerenheden er underlagt en særlig tavshedspligt og behandler i videst mulige omfang dine oplysninger fortroligt. I visse situationer har enheden dog pligt til at oplyse om din identitet fx i tilfælde af, at din indberetning fører til, at der foretages en politianmeldelse af det forhold, du har indberettet om.
  7. Sådan indberetter du til whistleblowerenheden
    1. Indberetningen foretages til Selskabets interne whistleblowerenhed. Indberetningen kan foretages skriftligt.
    2. Du har også mulighed for at indberette mundtligt, og du vælger som indberetter til ordningen da selv, om dette skal ske telefonisk eller under et fysisk fremmøde for whistleblowerenheden.
    3. Du har også mulighed for at indberette anonymt til whistleblowerenheden. Vælger du at benytte dig af denne mulighed, skal du sørge for at foretage din indberetning på en måde, som sikrer, at enheden ikke bliver bekendt med din identitet.
    4. Skriftlig indberetning sker ved brug af onlineplatform. Indberetning sker på linket https://whistlepilot.dk/portal/b8b9a6cf-ddec-4014-a39e-da8f361efdec som forsvarligt håndterer dine fortrolige oplysninger når du benytter anmeldelsesblanketten.
    5. Indberetning hos Selskabet kan alene ske via ovenstående link, og der kan således ikke skriftligt ske indberetninger på andre måder, eks. ved fremsendelse af mail til den/de personer som er ansvarlige for Selskabets whistleblowerordning.
    6. Selskabet har sikret, at ordningen er udformet på en sådan måde, at uautoriserede medarbejdere ikke kan få adgang til indberetningerne.
    7. Du kan også foretage en indberetning til Datatilsynets whistleblowerordning, hvor der ligeledes kan indberettes anonymt.
    8. Det er valgfrit, hvilken ordning du som whistleblower ønsker at anvende. Hvis forholdet, hvorover der indberettes imidlertid kan imødegås effektivt og internt hos Selskabet, og du som whistleblower vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer Selskabet til, at der sker anvendelse af Selskabets interne whistleblowerordning.
  8. Sådan behandler whistleblowerenheden din indberetning
    1. Når whistleblowerenheden har modtaget din indberetning, vil du indenfor en frist på maksimalt 7 dage herefter modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning, med mindre, at du har valgt at foretage din indberetning anonymt.
    2. Whistleblowerenheden foretager indledningsvist en screening af din indberetning. Screeningen indebærer, at evt. indberetninger, som er åbenbart grundløse, eller som ikke henhører under de forhold, som en indberetning til ordningen kan handle om, bliver afvist, hvilket enheden i så fald oplyser om overfor den person, som har foretaget indberetningen.
    3. Falder en indberetning indenfor ordningens virkeområde, og er der grundlag for at behandle sagen, undersøger enheden sagen nærmere og indhenter evt. yderligere og nødvendige oplysninger hos dig og hos andre i Selskabet med henblik på at kunne udarbejde en så udførlig oplysning af sagen som muligt. Enheden kan om nødvendig indhente bistand til behandlingen af indberetningen fra eksterne rådgivere som fx advokater eller revisorer.
    4. De personoplysninger, der indgår i en indberetning til whistleblowerenheden, er omfattet af reglerne om databeskyttelse. Dette gælder som udgangspunkt for alle registrerede, som indgår i indberetningen, dvs. både selve whistlebloweren, den indberettede og eventuelle andre registrerede, som indgår i beretningen.
  9. Sådan træffes afgørelsen om sagens udfald
    1. Whistleblowerenheden træffer beslutning om, hvilke konsekvenser, der skal drages på baggrund af indberetningen.
    2. De konsekvenser, der drages på baggrund af indberetningen, kan fx være:
      • ansættelsesretlige sanktioner overfor den eller de personer, som indberetningen handler om,
      • anmeldelse af forholdet til politiet,
      • udarbejdelse af nye eller ændrede interne retningslinjer
      • henlæggelse af sagen på grund af utilstrækkeligt bevismateriale
  10. Som whistleblower har du krav på at få feed-back på din indberetning
    1. Senest 3 måneder efter, at du har modtaget en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning, vil du få feed-back på sagens forløb og udfald. Orienteringen vil ske under skyldig hensyntagen til Selskabets forpligtelser efter databeskyttelseslovgivningen.
  11. Sådan er du beskyttet som whistleblower
    1. Du er beskyttet mod negative konsekvenser, forbundet med en indberetning, du har foretaget forudsat, at du har afgivet din indberetning i god tro, hvilket betyder, at du ved indberetningen havde rimelig grund til at tro på, at de indberettede oplysninger var korrekte og hvis de indberettede oplysninger samtidig var omfattet af whistleblowerordningen.
    2. Har du derimod foretaget en indberetning i ond tro, dvs. mod bedre vidende, kan dette få negative konsekvenser for dig – herunder ansættelsesretlige konsekvenser - ligesom der i visse tilfælde kan være grundlag for at anmelde et sådant forhold til politiet.
    3. Indberetninger er ikke omfattet af retten til aktindsigt, og en whistleblower opnår dermed ikke partsrettigheder i den indberettede sag.
    4. Whistleblowere der er blevet udsat for repressalier som følge af en indberetning eller hindret eller forsøgt hindret i at foretage indberetning, har krav på godtgørelse.
  12. Orientering om sagen over for den indberettede person
    1. Den person, som en indberetning handler om, orienteres om den modtagne indberetning. Orienteringen sker, når whistleblowerenheden vurderer, at dette hensigtsmæssigt kan ske set i lyset af, at orienteringen ikke bør kunne få konsekvenser for undersøgelsen af sagen, herunder for indsamling af beviser.
    2. Da whistleblowerens identitet er beskyttet efter whistleblowerloven, oplyses identiteten på whistlebloweren ikke til en indberettet person uden whistleblowerens samtykke.
  13. Behandling af personoplysninger
    1. Selskabet er ansvarlig for behandling af de personoplysninger, som behandles i forbindelse med en indberetning fra en whistleblower.
    2. Behandlingen af personoplysninger i forbindelse med en indberetning fra en whistleblower sker på grundlag af whistleblowerlovens § 22.
    3. Hvis det er relevant for at kunne behandle eller foretage opfølgning på en indberetning fra en whistleblower, kan personoplysninger videregives til eksterne rådgivere og offentlige myndigheder som f.eks politiet eller SKAT.
    4. Registrerede personer har som udgangspunkt en række rettigheder, når deres personoplysninger behandles. De almindelige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen begrænses dog i en vis udstrækning som følge af de fortroligheds- og tavshedsforpligtelser, som Selskabet skal iagttage ifølge whistleblowerloven.
    5. Rettighederne hos en person, der bliver indberettet til whistleblowerordningen, eller er nævnt i en indberetning, kan begrænses eller helt afskæres. Det kan berøre såvel retten til at modtage information efter databeskyttelsesforordningen artikel 14 som retten til indsigt i henhold til artikel 15.
    6. Som whistlebloweren har man ret til at få oplyst, hvilke oplysninger, der på baggrund af en indberetning bliver behandlet om vedkommende, ligesom man har ret til at få rettet urigtige oplysninger om sig selv.
    7. Whistlebloweren har i visse tilfælde også ret til at gøre indsigelse mod Selskabets ellers lovlige behandling af sine personoplysninger. Whistleblowerens rettigheder kan dog i visse tilfælde blive begrænset, hvis det vurderes, at whistleblowerens interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser f.eks af hensyn til andre involverede personer, samt til Selskabet under forudsætning af, at formålet med indsamlingen vil forspildes, hvis whistlebloweren opnår kendskab til indsamlingen.
    8. Hvis man som whistleblower, en indberettet person eller andre er uenig i den måde, hvorpå den pågældendes personoplysninger behandles på i administrationen af whistleblowerordningen, kan klage indgives til Datatilsynet.
  14. Opbevaring og sletning af indberetninger
    1. Indberetninger, som vurderes at falde udenfor whistleblowerordningen, slettes som udgangspunkt 7 dage efter, at whistlebloweren har modtaget meddelelse om, at indberetningen ikke henhører under whistleblowerordningen således, at whistlebloweren har mulighed for at ytre sig herom.
    2. Indberetninger, der falder indenfor whistleblowerordningen, opbevares så længe, det er nødvendigt for at Selskabet kan overholde sine forpligtelser efter whistleblowerloven.
  15. Sådan får du svar på evt. yderligere spørgsmål om ordningen
    1. Har du yderligere spørgsmål om whistleblowerordningen, er du velkommen til at rette henvendelse til Britt Toxværd-Larsen <[email protected]>, Jesper Hansen <[email protected]> .
Denne whistleblowerpolitik er senest opdateret: 3. april 2024.

Whistleblowerordning er leveret af Whistlepilot ApS